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Making the Exhibition

The digital exhibition Unlocking the History of PEN International showcases for the very first time a collection of private archives from PEN International and 90 PEN Centres collected by PEN International from all around the world. It is the result of a three year-long project (2018-2021) that also presents a consistent historical research on PEN International and PEN Centres, as well as an Oral History Collection with interviews that help contextualise the archives. 

It is indeed the first time that there has been focused research on the history of PEN. Cathal Sheerin, journalist and Protection Officer with PEN International, wrote a history of the organisation based on previous scattered works (see the Further Reading section below the article).

To provide a more comprehensive account of PEN, Centres participated in the project by writing their own history and brief stories (most of the texts have been written between 2018 and 2019), sharing their personal visions and becoming something close to co-curators. The exhibition has enhanced inclusivity by giving all Centres a space for self-representation and has become a varied platform that shows and celebrates the diversity of the organisation. 

One of the main challenges in curating the exhibition has been locating the archives of both PEN International and PEN Centres. Whilst most of the archives of PEN International and English PEN are held at the Harry Ransom Centre at the University of Texas in Austin (which are not displayed on this website), the rest of the collection was hidden in the private houses and offices of the membership. A preliminary survey of Centres’ historical documents showed that most did not have the capacity and expertise to preserve their documents: a majority had paper copies, mostly inaccessible, and in many cases not well preserved. The project therefore raised awareness of the value archives can bring to an organisation.  

The process and the decisions around the curation and management of the materials collected followed archival standards and practices. In order to describe clearly, objectively and effectively every single item in the three official languages of PEN, we created eight databases for the description, which followed the General International Standard Archival Description. The process of cataloguing also required the creation of a Manual for Archival Description, with rules specific to this collection, and a PEN House Style in English, French and Spanish. Finally, guided by the UK Copyright law around archives, we obtained copyright clearance of all documents displayed in the exhibition.

At the heart of this project is a platform that enables everyone to access the archives, from researchers and academics to the general public.

The website presents an advanced archival search tool aimed at specialist research. However, rather than being simply an “online archive”, the collection is displayed as an “online exhibition”, appealing to general and diverse audiences. As a result, the display enhances the visual component of the archives. Moreover, the descriptions and the exhibited texts are accessible to readers of English, Spanish, and French. The result is a platform in which the non-expert user can browse through documents and articles on history, engage with the documents, place them into context, and explore related items from the different collections displayed in the exhibition, discovering the myriad of voices that speak about what PEN has been and is today.  

Beyond this exhibition, the work behind this archival project has become the main source for the creation of the book PEN: An Illustrated History and an inspiration for other projects such as A Personal Perspective on Irish PEN. The preservation of documents and memories of the past embodied by this project will hopefully inspire future activities and projects within the PEN membership. 

Finally, it is important to state that this platform is a work in progress. New documents, histories and stories will continue to be collected and uploaded on the online exhibition in the coming months and years, as well as their translations.

TEAM MEMBERS

  • Ginevra Avalle, Archives Collection Manager and Curator of the Exhibition
  • Laia Puig i Espar, Archives Collection Officer
  • Félix Villeneuve, French Cataloguer
  • Bettine Mackenzie, Archives Assistant

Création de l’Exposition

L’exposition numérique Révéler l’Histoire de PEN International présente pour la toute première fois une collection d’archives privées de PEN International et de 90 Centres PEN collectée par PEN International de partout dans le monde. Elle est le résultat d’un projet de trois ans (2018-2021) qui se veut également une recherche historique sur PEN International et les Centres PEN, ainsi qu’une Collection d’Histoires Orales, composée d’entrevues qui aident à contextualiser les archives.

Il s’agit en réalité de la première recherche dédiée à l’histoire de PEN. Cathal Sheerin, journaliste et Officier à la protection pour PEN International, a écrit une histoire de l’organisation basée sur des textes divers qu’il a fallu d’abord rassembler (voir la section Lectures supplémentaires sous l’article en question).

Pour produire un compte-rendu plus compréhensif de l’histoire de PEN, les Centres ont participé au projet en écrivant leur propre histoire ainsi de brèves anecdotes (la plupart des textes ont été écrits entre 2018 et 2019), partageant ainsi leurs visions personnelles et leur permettant de devenir, d’une manière, co-conservateurs des archives. L’exposition a amélioré l’inclusivité en offrant à tous les Centres un espace pour se présenter, devenant par le fait même une plateforme variée affichant et célébrant la diversité de l’organisation.

L’un des principaux défis liés à la préparation de cette exposition a été de localiser les archives de PEN International et des Centres PEN. Alors que la plupart des archives de PEN International et d’English PEN sont conservées au Harry Ransom Centre de l’Université du Texas à Austin (qui ne sont pas affichées sur ce site), le reste de la collection était dissimulée dans les maisons privées et les bureaux des membres. Un sondage préliminaire des documents historiques des Centres a montré que la plupart n’avaient pas la capacité ni l’expertise de préserver leurs documents : une majorité possédait des documents papier, pour la plupart inaccessibles, et dans plusieurs cas, mal conservés. Le projet a ainsi servi de sensibilisation sur la valeur que les archives peuvent procurer à une organisation.

Les procédés et les décisions entourant la préparation et la gestion de tous les documents collectés ont suivi les standards et les pratiques archivistiques. Afin de décrire clairement, objectivement et efficacement chaque élément dans les trois langues officielles de PEN, nous avons créé huit bases de données pour la description, suivant la Norme générale et internationale de description archivistique. Le processus de catalogage a également nécessité la création d’un Manuel de description archivistique, contenant des règles spécifiques à cette collection, ainsi qu’un document PEN House Style en anglais, français et espagnol. Enfin, suivant la loi du Royaume-Uni en matière de Droits d’auteur, nous avons obtenu l’autorisation liée au droit d’auteur pour tous les documents présentés dans l’exposition.

Au cœur de ce projet se trouve une plateforme qui permet à chacun d’accéder aux archives, des chercheurs et universitaires au public général.

Le site présente un outil de recherche avancé des archives conçu pour la recherche spécialisée. Cependant, au lieu de simples « archives en ligne », la collection est affichée à la manière d’une « exposition en ligne », ce qui a l’avantage rejoindre un public plus large et plus diversifié. Cette manière d’afficher les archives mène à une présentation plus visuelle. De plus, les descriptions de l’exposition offrent des textes accessibles aux lecteurs anglophones, francophones et hispanophones. Ceci résulte en une plateforme sur laquelle l’utilisateur non expert peut naviguer au travers des documents et des articles historiques, interagir avec les documents, les replacer dans leurs contextes, et explorer des éléments analogues appartenant à d’autres collections présentées dans l’exposition, découvrant ainsi une myriade de voix qui décrivent ce que PEN a été, et ce qu’il est aujourd’hui.

Au-delà de cette exposition, le travail derrière ce projet d’archives est devenu la source principale pour la création du livre PEN : An Illustrated History, et la source d’inspiration pour d’autres projets comme A Personal Perspective on Irish PEN. La conservation de documents et de souvenirs mise de l’avant par ce projet motivera les membres PEN à créer des activités et des projets tout aussi inspirants.

Enfin, il est important de mentionner que cette plateforme est un travail en cours de réalisation. De nouveaux documents, de nouvelles histoires et anecdotes continueront d’être collectés et ajoutés à l’exposition en ligne dans les mois et les années à venir, avec les traductions.

TEAM MEMBERS

  • Ginevra Avalle, Responsable de la Collection des Archives et Commissaire de l’Exposition
  • Laia Puig i Espar, Technicienne de la Collection des Archives
  • Félix Villeneuve, Catalogueur français
  • Bettine Mackenzie, Assistante Archiviste

Así se hizo la Exposición 

La exposición digital Desvelando la Historia de PEN Internacional presenta por primera vez una colección de archivos privados de PEN Internacional y de 90 Centros PEN de todo el mundo reunida por PEN Internacional. Es el resultado de un proyecto de tres años (2018-2021) que también muestra investigaciones históricas sobre PEN Internacional y sus Centros, además de una Colección de Historia Oral con entrevistas, que ayudan a contextualizar los archivos. 

Es realmente la primera vez que se hace un estudio focalizado en la historia de PEN. Cathal Sheerin, periodista y encargado de Protección en PEN Internacional, ha escrito una historia de la organización, basada en los dispersos trabajos de investigación histórica disponibles previamente (vea la sección Further Reading debajo de su artículo). 

Para proporcionar una visión más completa de PEN, los Centros han participado en el proyecto, escribiendo su propia historia y enviando algunas anécdotas («Stories»), compartiendo sus perspectivas y convirtiéndose, así, en co-comisarios (la mayoria de textos fueron escritos entre 2018 y 2019). La exposición ha sido pensada para ser inclusiva, dando a cada Centro un espacio para auto-representarse; el resultado es una plataforma variada que muestra y celebra la diversidad de la organización. 

Uno de los principales desafíos al crear esta exposición fue localizar los archivos, tanto de PEN Internacional como de los Centros PEN. Mientras que la mayoría de los archivos de PEN Internacional y del Centro Inglés se conservan en el Harry Ransom Centre de la Universidad de Texas, Austin (y no forman parte de esta exposición), el resto de la colección estaba escondida en casas privadas y oficinas de los miembros. Una encuesta preliminar sobre el estado de los documentos históricos de los Centros reveló que la mayoría no tenían capacidad ni experiencia en preservarlos: la mayoría los conservaba en papel, generalmente los archivos eran inaccesibles y en muchos casos estaban en mal estado.

El proceso y las decisiones sobre la comisión y organización de los materiales coleccionados siguió estándares y prácticas archivísticas. Para describir de forma clara, objetiva y efectiva cada simple elemento en las tres lenguas oficiales de PEN, creamos ocho bases de datos con las descripciones, siguiendo los criterios de General International Standard Archival Description. El proceso de catalogación también requirió crear un Manual de Descripción Archivística, con normas específicas para esta colección, además de Manuales de Estilo en inglés, francés y español. Finalmente, guiándonos por la ley de Copyright del Reino Unido sobre archivos, obtuvimos el permiso para presentar todos los documentos en esta exposición. 

Era esencial para este proyecto crear una plataforma que permitiese el acceso a los archivos tanto a investigadores y académicos como al público en general. 

La web incluye una herramienta de búsqueda avanzada para especialistas. Pero la web es mucho más que un “archivo en línea”; la colección está organizada como una “exposición en línea”, dirigida a una audiencia no experta y diversa. Así, la forma en que los documentos se presentan refuerza su carácter visual. Además, las descripciones y los artículos expuestos son accesibles a lectores de inglés, español y francés. El resultado es una plataforma en la que el usuario no experto puede navegar a través de los documentos y artículos históricos, interaccionar con ellos, ponerlos en contexto y explorar contenidos relacionados pertenecientes a otras colecciones presentes en la exposición, descubriendo, así, la multiplicidad de voces que hablan sobre lo que PEN ha sido y lo que es hoy. 

Más allá de esta exposición, el trabajo detrás de este proyecto archivístico ha servido de fuente principal para la creación del libro PEN: An Illustrated History y ha servido de inspiración para otros proyectos como A Personal Perspective on Irish PEN. Esperamos que el esfuerzo para preservar documentos y memorias del pasado que ha motivado este proyecto, será motivo de inspiración de otras actividades y proyectos dentro de la comunidad de PEN.  

Finalmente, cabe mencionar que esta plataforma es un trabajo en evolución. Nuevos documentos, historias y anécdotas seguirán coleccionándose y colgándose en la exposición digital en los próximos meses y años, junto con sus traducciones al español.

MIEMBROS DEL EQUIPO 

  • Ginevra Avalle, Manager de la Colección de Archivos y Comisaria de la Exposición
  • Laia Puig i Espar, Técnica de la Colección de Archivos 
  • Félix Villeneuve, Catalogador en francés
  • Bettine Mackenzie, Archivera auxiliar